Mitarbeiter
rechtssicher entsenden

Internationale Mitarbeitereinsätze erfordern Weitsicht und Detailkenntnis: Von steuerlichen Pflichten über sozialversicherungsrechtliche Fragen bis hin zu arbeitsrechtlichen Besonderheiten begleiten wir Sie ganzheitlich durch alle Phasen der Entsendung – damit Ihre Mitarbeitenden weltweit sicher eingesetzt sind.

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Immer mehr Unternehmen setzen auf grenzüberschreitende Projekte und bauen auf die Expertise ihrer Mitarbeitenden vor Ort – sei es im Rahmen von Montageeinsätzen, beim Aufbau internationaler Standorte oder in langfristigen Projektphasen. Doch jede Entsendung bringt komplexe steuerliche, rechtliche und administrative Fragestellungen mit sich – sowohl für das Unternehmen als auch für die betroffenen Mitarbeiter:innen. Wir beraten Sie umfassend zu allen Aspekten der internationalen Mitarbeitereinsätze: von der steuerlichen Vorabprüfung über sozialversicherungsrechtliche Bewertungen bis hin zu notwendigen Anmeldungen und der Erfüllung internationaler Meldepflichten. Unser Ziel: eine sichere, reibungslose und gesetzeskonforme Entsendungspraxis.

Unser Leistungsangebot zu Mitarbeiterentsendungen

Prüfung und Beratung der steuerrechtlichen Folgen der Entsendung für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Lohn-, Einkommensteuer und Sozialversicherung)
Erstellung der persönlichen Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers im Zielland und Deutschland unter Berücksichtigung der persönlichen Verhältnisse und Wahl der geeigneten Veranlagungsform
Prüfung der Entstehung von ertragssteuerlichen Betriebsstätten durch Mitarbeiterentsendungen (Vertreter- oder Bau- und Montagebetriebsstätten)
Prüfung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts und Folgen für die Sozialversicherungspflicht für Arbeitgeber und den entsandten Arbeitnehmer
Unterstützung bei der Beantragung notwendiger sozialversicherungsrechtlicher Bescheinigungen (bspw. Bescheinigung A1, D/USA 101, Ausnahmevereinbarungen)
Erstellung und Überprüfung von Entsendungsvereinbarungen
Erstellung und Berechnung von Vergütungsabreden (z.B. Nettolohnvereinbarung oder Hypotax-Verfahren)
Prüfung der lohnsteuerlichen Auswirkungen bestimmter Kostenübernahmen durch den Arbeitgeber (z.B. Housing-Allowance, Heimflüge, Schulkosten, Sprachunterricht, Steuererklärung)
Übernahme der deutschen Steuererklärungen für in das Ausland entsendete Mitarbeiter oder ausländische Expatriates im Auftrag des Arbeitgebers

Steuerrecht

Bei einer Mitarbeiterentsendung ausländischer Firmen nach Deutschland entstehen in der Regel umfassende steuerliche Konsequenzen für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer gleichermaßen. Hier ist die Grundfrage immer zunächst, in welchem Staat ist das Gehalt zu versteuern (und in welchem nicht) oder gar eine Aufteilung des Besteuerungsrechtes stattfindet („salary splitting“.

Für den ausländischen Arbeitgeber ergeben sich hieraus Auswirkungen auf die Lohnsteuer im Heimatland und es sind unter Umständen lohnsteuerliche Pflichten in Deutschland zu berücksichtigen. Hier ist häufig eine Freistellung für den Lohnsteuerabzug im Heimatland erforderlich, wenn es zu einer Lohnsteuerpflicht in Deutschland kommt. Hinzu kommen Fragen der lohnsteuerlichen Einordnung der zusätzlichen Kosten der Entsendung, wie Umzug, Reisekosten, erhöhte oder zusätzliche Lebenskosten in Deutschland („Housing cost“), Sprachunterricht, die oft vom Arbeitgeber getragen werden (Kostenersatz oder geldwerter Vorteil). Hier gibt es in Deutschland die Möglichkeit, verschiedene Kosten durch den Arbeitgeber steuerfrei an den Arbeitnehmer zu erstatten

Auch eine Entsendung kann eine Betriebsstätte in Deutschland auslösen und dies oft unbemerkt. In diesen Fällen können steuerliche Folgen und Pflichten für den ausländischen Arbeitgeber in Deutschland ausgelöst werden, die zu einer Steuerpflicht des Unternehmens in Deutschland führen können. Selbstverständlich behalten wir bei unseren Beratungen auch diesen Fallstrick für Sie im Auge.

Beim Arbeitnehmer spielt die Frage der Besteuerung des Gehalts auf persönlicher Einkommensteuerebene eine Rolle. Dabei sind auch persönliche Faktoren, wie Familie und Wohnsitz in Deutschland und im Ausland zu beachten. Auch in der persönlichen Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers in Deutschland gilt es, alle Auslandssachverhalte richtig und vollständig darzustellen. Dies übernehmen wir gern für Sie und oft auch im Auftrag Ihres Arbeitgebers.

Sozialversicherungsrecht

Bei Mitarbeiterentsendungen nach Deutschland sind auch die Auswirkungen auf die Sozialversicherung zu beachten und im Vorfeld zu prüfen. Hier gilt es zu prüfen, welches Sozialversicherungsrecht Anwendung findet. Dies ist nicht immer gleichlaufend mit dem Steuerrecht, da hier eigene Gesetze und Regeln gelten. Neben der EU-Verordnung über das anzuwendende Sozialversicherungsrecht (Verordnung (EG) 883/2004), hat Deutschland mit einigen Ländern auch Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Zudem hat das deutsche Sozialgesetzbuch einschlägige Regelung zu Entsendungen aus Deutschland (sog. Ausstrahlung) und Entsendungen nach Deutschland (sog. Einstrahlungen) bereit.

Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber befristet nach Deutschland entsendet werden, möchten zumeist ihre soziale Absicherung im Ausland aufrechterhalten. Zudem ist bei mitversicherten Familienangehörigen die Beibehaltung des Krankenversicherungsschutz im Heimatland zu berücksichtigen. Eine uneingeschränkte Wahlmöglichkeit des Sozialversicherungssystems besteht auf diesem Rechtsgebiet allerdings nicht. Vielmehr müssen die vorgenannten nationalen und internationalen Bestimmungen eingehalten werden, um den entsendeten Mitarbeiter im zutreffenden Sozialversicherungssystem integrieren zu können und zugleich eine optimale soziale Absicherung für die Familie sicherzustellen. Wir empfehlen daher immer den Status bei der Sozialversicherungspflicht rechtzeitig vor dem Beginn der Entsendung im Heimatland und Deutschland abzuklären und die damit verbundenen Formalien und Anträge bei den zuständigen Anlaufstellen rechtzeitig stellen zu können und dies bei der Abwicklung der Gehaltsabrechnungen in Deutschland und im Ausland von Beginn an zutreffend umzusetzen.

Arbeitsrecht

Im Rahmen des Einsatzes von ausländischen Arbeitnehmern in Deutschland wird eine besondere arbeitsvertragliche Gestaltung notwendig, da der Auslandseinsatz des Mitarbeiters in der Regel nicht von dessen bestehendem Arbeitsvertrag gedeckt ist. Hier können ergänzende Entsendevereinbarungen getroffen werden, sodass der ausländische Arbeitsvertrag bestehen bleiben kann. Oder es wird ein Ruhen des ausländischen Arbeitsverhältnisses vereinbart und für die Zeit der Entsendung ein neuer, befristeter eigener Arbeitsvertrag nach deutschem Arbeitsrecht abgeschlossen.

Eine freie Wahl des anzuwendenden Arbeitsrechts ist grundsätzlich möglich. Hierbei ist allerdings zu berücksichtigen, dass die Mindeststandards des deutschen Arbeitsrechts zu Gunsten eines Arbeitsnehmers zusätzlich zur Anwendung kommen, wenn die Tätigkeit in Deutschland ausgeübt wird. Ausländische Arbeitsverträge sollten daher auf die Kompatibilität mit dem deutschen Arbeitsrecht geprüft werden und im Bedarfsfall notwendige oder sinnvolle Anpassungen vornehmen zu können.

Wesentlicher Bestandteil des arbeitsvertraglichen Regelungsbedarfs ist die Vergütung des Arbeitnehmers, die sich durch die Entsendung oft verändern wird, auch um finanzielle Anreize zu schaffen und die verschiedenen Kosten einer solchen Entsendung einzubeziehen. In manchen Konstellationen wird gern auf Nettolohnvereinbarungen zurückgegriffen, die dem Arbeitnehmer ein bestimmtes festes Nettogehalt garantieren, also unabhängig von der Höhe der Steuern, Abgaben und sonstigen Belastungen im In- und Ausland. Hier unterstützen wir gern mit steueroptimierten Vergütungsvereinbarungen, die die Möglichkeiten von steuerfreien Pauschalvergütungen nach deutschen Lohnsteuerregeln ausnutzen. Auch die arbeitsrechtlichen und steuerlichen Regelungen für einen Firmenwagen sind aus deutscher Sicht zu beachten, wenn das Fahrzeug im Wesentlichen in Deutschland eingesetzt wird.

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